Obiekt, który w ciągu roku obsługuje kilkadziesiąt turnusów, kolonii, zielonych szkół i wyjazdów firmowych, ma zwykle stronę zbudowaną wyłącznie pod gościa indywidualnego: zdjęcia pokoju, przycisk rezerwacji, galeria śniadań. Organizator grupy wchodzi na taką stronę, nie znajduje w minutę odpowiedzi na trzy pytania, które go interesują, i przechodzi do kolejnego wyniku w Google. Poniżej lista rzeczy, których najczęściej brakuje, uporządkowana według tego, ile realnie kosztują.
1. Nie ma osobnej podstrony dla grup
Najczęstszy i najdroższy brak. Informacja o tym, że obiekt przyjmuje grupy, ląduje jako akapit na stronie głównej albo punkt w zakładce „Oferta”. Google nie ma czego pokazać, a organizator nie ma czego zapisać w zakładkach.
Skala popytu, którego taka strona nie łapie, jest w Polsce wyraźna. Miesięczna liczba wyszukań: „ośrodek wypoczynkowy” 9900, „zielona szkoła” 4400, „turnusy rehabilitacyjne” 4400, „wycieczki szkolne” 1900, „wczasy dla seniorów” 880, „ośrodek kolonijny” 590, „obozy sportowe” 390, „kolonie letnie” 320, „noclegi dla grup zorganizowanych” 210. Te zapytania trafiają dziś na portale pośredniczące, bo obiekty nie mają podstron, które by na nie odpowiadały.
Minimum to jedna podstrona na segment: grupy szkolne, obozy sportowe, wyjazdy firmowe, grupy senioralne i turnusy, grupy pielgrzymkowe. Każda z własnym adresem, własnym tytułem i własnym zestawem konkretów.
2. Brakuje liczb, które decydują o wyborze
Organizator nie szuka klimatu, tylko dopasowania. Zanim zadzwoni, sprawdza, czy obiekt w ogóle wchodzi w grę. Na stronie muszą być:
- pojemność jednorazowa, czyli ile osób obiekt przyjmuje w jednym turnusie
- struktura pokoi: ile trzy-, cztero- i wieloosobowych, łazienka w pokoju czy na korytarzu
- stołówka: liczba miejsc na jednej zmianie i to, czy grupa je osobno od gości indywidualnych
- sale: metraż, liczba miejsc, wyposażenie, czy da się je przestawić
- teren: boisko, świetlica, miejsce na ognisko, plac zabaw, odległość do lasu czy plaży
- dojazd: czy autokar podjedzie pod wejście i gdzie parkuje na czas pobytu
Te dane są w głowie dyrektora obiektu i w ofercie wysyłanej mailem. Powinny być na stronie, bo połowa decyzji zapada, zanim ktokolwiek napisze pierwszego maila.
3. Formularz kontaktowy zamiast zapytania grupowego
Zwykły formularz z polami „imię, e-mail, wiadomość” wymusza na handlowcu telefon po szczegóły i przesuwa ofertę o dzień albo dwa. Formularz zapytania grupowego powinien od razu zebrać: liczbę uczestników i opiekunów, przedział wiekowy, termin i alternatywny termin, liczbę noclegów, zakres wyżywienia, potrzebę sal, transport, sposób płatności i dane do faktury. Przy dobrze zaprojektowanym formularzu pierwsza odpowiedź to już konkretna oferta, a nie prośba o uzupełnienie informacji.
Dokumenty do pobrania
Szkoła i klub sportowy potrzebują papierów do własnej dokumentacji. Warto udostępnić na stronie ofertę w PDF, przykładowy jadłospis, regulamin obiektu, dane do faktury oraz informacje o zgłoszeniu obiektu i wymaganych zaświadczeniach. To zdejmuje pracę z zespołu i buduje wrażenie, że obiekt robi to regularnie.
4. Nie widać, z kim rozmawiać
Organizator dzwoni w godzinach pracy, w tygodniu, często między lekcjami. Ogólny numer recepcji oznacza rozmowę z osobą, która nie zna warunków grupowych. Na podstronie dla grup powinny być imię i nazwisko opiekuna grup, bezpośredni numer, adres e-mail i godziny kontaktu. Jeżeli obiekt obsługuje grupy zagraniczne, także język, w którym można rozmawiać.
5. Zero informacji o cenie
Organizator ma budżet wyliczony na osobodzień i musi wiedzieć, czy mieści się w nim przed rozmową. Pełny cennik grupowy rzeczywiście trudno opublikować, bo zależy od terminu, liczebności i zakresu wyżywienia. Ale widełki z warunkami („od X zł za osobodzień przy grupie od 30 osób, pobyt minimum 3 noce, poza lipcem i sierpniem”) są możliwe zawsze i odsiewają zapytania, których i tak nie chcemy obsługiwać.
6. Brak dowodów
Obiekt grupowy sprzedaje spokój organizatora. Referencje od szkół i klubów, liczba obsłużonych turnusów w sezonie, zdjęcia z rzeczywistych pobytów grupowych, opinie opiekunów – to działa mocniej niż zdjęcie pustego pokoju. Jedna strona z trzema konkretnymi referencjami robi więcej niż cała galeria wnętrz.
7. Strona pokazuje tylko lato
Obiekty grupowe mają inną sezonowość niż hotele wypoczynkowe. Szkoły jeżdżą wiosną i jesienią, firmy jesienią i zimą, grupy senioralne i turnusy poza szczytem, kluby sportowe cały rok. Strona, która komunikuje wyłącznie wakacje, sama zawęża sobie kalendarz. Warto na każdej podstronie segmentowej wprost napisać, w jakich miesiącach obiekt przyjmuje ten typ grupy i jakie ma wtedy warunki.
8. Strona jest wolna i niewygodna na telefonie
Nauczyciel szuka obiektu wieczorem, na telefonie, między jedną a drugą rzeczą do zrobienia. Jeżeli galeria waży kilkanaście megabajtów, a numer telefonu nie jest klikalny, kontakt po prostu nie nastąpi. To jest ta sama warstwa techniczna, która decyduje o rezerwacjach indywidualnych, tylko konsekwencje są większe: jedno stracone zapytanie grupowe to nie jedna doba, tylko kilkadziesiąt osobodni.
Przyjmujesz grupy i wiesz, że strona tego nie pokazuje?
Budujemy strony dla hoteli i obiektów przyjmujących grupy zorganizowane
Pierwsza rozmowa jest bezpłatna. Przejrzymy razem Twoją obecną stronę i powiemy wprost, co na niej blokuje zapytania grupowe.
Od czego zacząć, jeśli masz ograniczony czas
Kolejność, która daje najszybszy efekt: najpierw jedna podstrona dla grup z kompletem liczb i danymi opiekuna grup, potem formularz zapytania grupowego, potem oferta w PDF do pobrania, a na końcu podział na podstrony segmentowe. Pierwsze dwa punkty da się zrobić w tydzień i zwykle to one odpowiadają za większość różnicy w liczbie zapytań.
Najczęstsze pytania
Czy warto mieć osobną podstronę dla grup zorganizowanych?
Tak. Bez niej obiekt nie jest widoczny w wyszukiwaniach typu „noclegi dla grup zorganizowanych” czy „ośrodek kolonijny”, a organizator nie ma jednego adresu, który mógłby wysłać dyrekcji czy zarządowi klubu. To także jedyny sposób, żeby opisać warunki grupowe bez zaśmiecania oferty indywidualnej.
Jakie informacje musi zawierać oferta dla grup?
Pojemność jednorazową, strukturę pokoi, liczbę miejsc w stołówce na jednej zmianie, dostępne sale z metrażem, wyposażenie terenu, warunki dojazdu autokaru, zakres wyżywienia, widełki cenowe z warunkami oraz bezpośredni kontakt do osoby odpowiedzialnej za grupy.
Czy pokazywać ceny dla grup na stronie?
Pełnego cennika nie trzeba, bo cena zależy od terminu i liczebności. Widełki za osobodzień wraz z warunkami minimalnymi warto pokazać zawsze: organizator z góry wie, czy ma sens rozmowa, a obiekt nie traci czasu na zapytania poza budżetem.
Czym zapytanie grupowe różni się od rezerwacji indywidualnej?
Rezerwacja indywidualna kończy się w silniku rezerwacyjnym w kilka minut. Zapytanie grupowe to początek negocjacji: termin bywa ruchomy, liczba osób zmienia się do ostatniej chwili, potrzebna jest faktura i często opcja rezerwacji bez wpłaty. Dlatego strona dla grup prowadzi do formularza i rozmowy, a nie do koszyka.
