Obiekt noclegowy przetwarza dane osobowe w każdej możliwej formie: rezerwacje, karty meldunkowe, monitoring, newsletter, zapytania grupowe z listami uczestników, faktury. Strona internetowa jest tylko jednym z punktów styku, ale najłatwiej na niej o błąd, bo widzi ją każdy, łącznie z osobami, które lubią zgłaszać nieprawidłowości.
Poniżej praktyczna lista tego, co powinno znaleźć się na stronie obiektu. To nie jest opinia prawna, tylko zestaw punktów do przejścia z osobą, która odpowiada u Was za ochronę danych.
Polityka prywatności, która opisuje rzeczywistość
Najczęstszy błąd to dokument skopiowany z innej strony. Polityka musi wymieniać to, co obiekt faktycznie robi: kto jest administratorem, jakie dane są zbierane przez formularze, komu są przekazywane (silnik rezerwacyjny, system mailingowy, biuro rachunkowe, dostawca hostingu), jak długo są przechowywane i jakie prawa ma gość. Jeżeli obiekt korzysta z narzędzi analitycznych i reklamowych, też muszą być wymienione.
Formularze
- zbieraj tylko te dane, które są potrzebne do odpowiedzi na zapytanie
- zgoda marketingowa musi być osobna od wysłania formularza i nie może być zaznaczona domyślnie
- przy zapytaniach grupowych szczególna ostrożność: listy uczestników i informacje o dietach czy stanie zdrowia to dane wrażliwe, których nie powinno się zbierać przez zwykły formularz
- informacja o administratorze i celu przetwarzania powinna być przy formularzu, a nie tylko w polityce
- wiadomości z formularza nie powinny zostawać w bazie strony bez końca
Cookies i zgody
Banner cookies ma sens tylko wtedy, gdy faktycznie blokuje skrypty do momentu wyrażenia zgody. Sam komunikat informacyjny, przy jednoczesnym ładowaniu narzędzi analitycznych i reklamowych od pierwszej sekundy, nie spełnia wymogu. Odrzucenie zgody musi być równie łatwe jak jej wyrażenie, a wybór musi dać się zmienić później.
Wtyczki i osadzenia, o których się zapomina
Mapa, wideo, widżet opinii, czat, piksel reklamowy, osadzona galeria. Każde z tych rozwiązań wysyła dane użytkownika do zewnętrznego dostawcy. Warto przejrzeć stronę pod tym kątem raz w roku, bo elementy dokładane doraźnie potrafią się nazbierać.
Monitoring i strefa gościa
Jeżeli obiekt prowadzi monitoring, informacja o tym powinna być nie tylko na drzwiach, ale i na stronie, wraz z zakresem obszaru objętego nagraniem i czasem przechowywania. To samo dotyczy systemów, w których gość zakłada konto: program lojalnościowy, panel rezerwacji, aplikacja. Każdy z nich wymaga własnego opisu w polityce.
Newsletter
Zapis musi być dobrowolny i potwierdzony, a rezygnacja możliwa jednym kliknięciem w każdej wiadomości. Baza zbudowana z adresów z rezerwacji nie jest bazą marketingową, chyba że gość wyraził na to zgodę. To jest różnica, która przy kontroli ma znaczenie, a przy kampanii i tak przekłada się na skuteczność, bo lista z faktycznymi zapisami działa lepiej.
Nie masz pewności, czy strona jest w porządku?
Przejdziemy przez stronę Twojego obiektu punkt po punkcie
Pierwsza rozmowa jest bezpłatna. Wskażemy braki w formularzach, zgodach i skryptach, a poprawki przygotujemy razem z Waszym działem prawnym.
Najczęstsze pytania
Czy wystarczy wtyczka do cookies?
Tylko wtedy, gdy realnie blokuje skrypty przed zgodą. Wiele wtyczek domyślnie tego nie robi i wymaga dodatkowej konfiguracji.
Czy formularz zapytania grupowego może zbierać listę uczestników?
Lepiej nie. Listy uczestników, informacje o dietach i stanie zdrowia powinny trafiać bezpiecznym kanałem na późniejszym etapie, a nie przez otwarty formularz na stronie.
Jak długo trzymać zapytania z formularza?
Tyle, ile trwa obsługa sprawy i ewentualne roszczenia. Konkretny okres warto ustalić wewnętrznie i opisać w polityce, a potem faktycznie czyścić bazę.
