Księga znaku obiektu noclegowego to zestaw zasad i plików, dzięki którym drukarnia, hafciarnia, fotograf, agencja od mediów społecznościowych i recepcja użyją logo, kolorów i pisma tak samo, bez telefonu do właściciela z pytaniem „który plik mamy wziąć”. Nie musi mieć 80 stron. Musi odpowiadać na pytania, które naprawdę padają przy zamawianiu tabliczek, ręczników czy karty menu.
Poniżej lista tego, co powinno się w niej znaleźć, kto z niej korzysta i jak ją podać, żeby ktokolwiek ją otworzył.
Księga znaku a identyfikacja wizualna hotelu
Identyfikacja wizualna hotelu to cały system: logo, kolory, kroje pisma, zdjęcia, oznakowanie, druki, wyposażenie z logo. Księga znaku to instrukcja obsługi tego systemu. Mówi, jak go używać i czego z nim nie robić. Bez niej identyfikacja rozjeżdża się po pierwszym sezonie: szyld ma inny odcień niż strona, karta menu jest złożona przypadkowym krojem, a hafciarnia sama „poprawia” znak, bo nie dostała wektora.
Ogólne pytanie, po co obiektowi spójna marka, omawiamy w tekście o brandingu obiektu noclegowego. Tutaj zajmujemy się samą instrukcją.
Co musi być w księdze znaku obiektu noclegowego
Wersje znaku i to, kiedy której używać
Pełna, skrócona, sygnet, wersja jednobarwna i negatyw. Przy każdej krótka informacja, gdzie się jej używa: pełna na stronie i szyldzie, sygnet w ikonie profilu i w hafcie. Szczegółowo o wersjach piszemy w tekście o logo hotelu.
Pole ochronne
Minimalny pusty margines wokół znaku, zwykle opisany jako wielokrotność jakiegoś elementu logo, na przykład wysokości pierwszej litery. Dzięki temu znak nie przykleja się do krawędzi tabliczki ani do numeru pokoju.
Minimalne rozmiary: osobno dla druku, ekranu i haftu
To punkt, którego brakuje w większości ksiąg. Minimalna szerokość w druku (w milimetrach), na ekranie (w pikselach) i w hafcie. Ta ostatnia jest zwykle wyraźnie większa, bo ścieg nie odda detali, które odda druk. Wartości dla haftu warto ustalić po próbie na prawdziwym materiale, a nie wpisać z głowy.
Kolory w każdym systemie
- RGB i HEX dla strony, poczty i mediów społecznościowych
- CMYK dla druku cyfrowego i offsetowego
- Pantone dla druku, w którym kolor musi być dokładnie powtarzalny, na przykład torby czy opaski
- numer nici z wzornika hafciarni, z której korzystasz, bo nici nie mają jednego wspólnego systemu
- RAL lub NCS, jeśli kolor trafia na ściany, elewację, szyld malowany albo meble
Kroje pisma z licencją
Nazwa kroju, odmiany, które stosujesz, i rodzaj licencji. Licencja na komputer projektanta nie zawsze obejmuje stronę internetową ani aplikację. Do tego zamiennik systemowy dla recepcji: krój, którego użyje się w Wordzie, w Gmailu i w programie hotelowym, kiedy oryginalny nie jest dostępny.
Czego nie robić ze znakiem
Pół strony przykładów: rozciąganie, obracanie, cienie, zmiana koloru, znak bez podkładu na ruchliwym zdjęciu, nazwa dopisana innym krojem. Ludzie lepiej uczą się na złych przykładach niż na zasadach.
Przykłady zastosowań
Gotowe wzory tych rzeczy, które obiekt zamawia najczęściej:
- tabliczki z numerami pokoi i oznakowanie kierunkowe
- karta menu restauracji i karta w pokoju
- opaska na ręcznik lub pościel i haft na szlafroku
- wizytówka i papier firmowy
- szablony postów i relacji w mediach społecznościowych
- stopka e-mail recepcji i szablon oferty dla grupy
- identyfikator i strój obsługi
Przy karcie menu czy tabliczkach przykład jest ważniejszy niż zasada. Drukarnia, która widzi gotowy układ, powtórzy go, a nie zaprojektuje od nowa. Szerzej o tych zastosowaniach piszemy przy oznakowaniu hotelu i karcie menu.
Kto korzysta z księgi i czego w niej szuka
| Odbiorca | Czego potrzebuje | Co musi dostać |
|---|---|---|
| Drukarnia | pliku i koloru do druku | wektor, CMYK, Pantone, minimalny rozmiar |
| Hafciarnia | znaku, który da się wyszyć | wersja do haftu, numery nici, minimum dla haftu |
| Wykonawca szyldu i tabliczek | proporcji i koloru w materiale | wektor, RAL lub NCS, pole ochronne, wzór tabliczki |
| Fotograf | klimatu i zasad kadrowania | kilka przykładowych zdjęć w stylu marki, kolory dominujące |
| Agencja od mediów społecznościowych | szablonów i tonu | szablony postów, PNG, kolory RGB, krój pisma, zasady pisania |
| Recepcja | gotowców na co dzień | stopka e-mail, szablon oferty, zamiennik kroju |
Fotograf rzadko dostaje cokolwiek, a to od zdjęć zależy, czy strona, Booking i Instagram wyglądają jak jeden obiekt. Jak przygotować sesję, opisujemy w tekście o sesji zdjęciowej obiektu noclegowego.
Wersja na jedną stronę i wersja pełna
Dla większości pensjonatów i hoteli najlepiej działają dwa dokumenty. Pierwszy to jedna strona A4 lub jeden ekran: wersje znaku, kolory we wszystkich systemach, kroje pisma, minimalne rozmiary i link do folderu z plikami. To jej wydruk wisi w biurze i to ją wysyła się mailem do każdego wykonawcy.
Drugi to wersja pełna, zwykle kilkanaście stron: zasady szczegółowe, przykłady zastosowań, zakazy, styl zdjęć i zasady pisania o obiekcie. Korzysta z niej projektant, agencja i nowa osoba odpowiedzialna za marketing.
W obiektach z restauracją albo strefą spa pełna wersja ma osobny rozdział dla każdej z tych części: jak znak restauracji łączy się ze znakiem obiektu, jakie kolory są wspólne, a jakie tylko jej. Bez tego restauracja po dwóch sezonach zaczyna wyglądać jak osobny lokal, który przypadkiem stoi w tym samym budynku.
Czego nie robić
- PDF na 80 stron, którego nikt nie otwiera. Jeśli recepcjonistka nie znajdzie koloru w minutę, użyje tego, co ma pod ręką.
- Księga bez plików. Zasady bez folderu z wektorami i PNG-ami kończą się zrzutem ekranu logo wklejonym do Worda.
- Kolory tylko w RGB. Druk wtedy „zgaduje”, a każda partia ma inny odcień.
- Brak wersji do haftu. Hafciarnia przerobi znak po swojemu i nikt tego nie sprawdzi aż do dostawy.
- Księga bez właściciela. Ktoś w obiekcie musi wiedzieć, gdzie leżą pliki, i dopisywać nowe zastosowania, na przykład kolejny wzór tabliczki.
Jak przekazać księgę, żeby działała
Razem z dokumentem przekaż jeden folder w chmurze o prostej strukturze: logo (wektor, PNG, wersje), kolory, kroje pisma z plikami licencji, szablony (stopka, oferta, posty, tabliczki), zdjęcia. Link do folderu wpisz w wersji jednostronicowej. Każdy nowy wykonawca dostaje ten sam link i nie trzeba niczego szukać w poczcie sprzed dwóch lat.
Każdy wykonawca robi Twoje logo trochę inaczej?
Przygotujemy krótką księgę znaku i folder plików dla całego obiektu
Ustalimy wersje znaku, kolory w druku, hafcie i na ścianie oraz wzory tabliczek, karty menu i stopki e-mail. Tak, żeby recepcja i drukarnia korzystały z tych samych plików.
Najczęstsze pytania
Ile stron powinna mieć księga znaku hotelu?
Wersja robocza powinna mieścić się na jednej stronie, a pełna zwykle ma kilkanaście stron. Ważniejsze od objętości jest to, czy każdy wykonawca znajdzie w niej swój plik, kolor i minimalny rozmiar.
Czy pensjonat potrzebuje księgi znaku?
Potrzebuje przynajmniej wersji jednostronicowej. Nawet mały obiekt zamawia szyld, tabliczki, wizytówki, ręczniki i posty, zwykle u różnych wykonawców, a bez wspólnych zasad każdy z nich zrobi to po swojemu.
Czym różni się księga znaku od identyfikacji wizualnej?
Identyfikacja wizualna to cały system wyglądu obiektu, a księga znaku to instrukcja jego używania. Można mieć identyfikację bez księgi, ale wtedy z każdym sezonem coraz trudniej utrzymać ją w spójności.
Kto powinien aktualizować księgę znaku?
Osoba w obiekcie odpowiedzialna za marketing albo agencja, która opiekuje się marką. Aktualizacja jest potrzebna przy każdym nowym zastosowaniu, na przykład nowym wzorze tabliczki czy wyposażenia z logo.
