Zapytanie grupowe trafia do obiektu przez ten sam formularz co pytanie o dostępność pokoju dwuosobowego. Skutek jest zawsze podobny: handlowiec dostaje trzy zdania, dzwoni po szczegóły, trafia na nauczyciela w trakcie lekcji, oddzwania następnego dnia i wysyła ofertę dwa dni po zapytaniu. W tym czasie organizator dostał już dwie oferty z innych obiektów.
Cel formularza: pierwsza odpowiedź ma być ofertą
Formularz grupowy nie służy do nawiązania kontaktu, tylko do zebrania kompletu danych potrzebnych do wyceny. Jeżeli po jego wypełnieniu handlowiec nadal musi dopytywać, formularz jest źle zaprojektowany. To jedyne kryterium, które się liczy.
Pola, które muszą się znaleźć
- Typ grupy: szkolna, obóz sportowy, firmowa, senioralna, pielgrzymkowa, inna. To pole decyduje o cenniku i o tym, kto z zespołu obsłuży zapytanie.
- Liczba uczestników i liczba opiekunów osobno. Opiekunowie mają inne warunki i inny pokój.
- Przedział wiekowy. Inaczej wygląda obsługa dziesięciolatków, inaczej licealistów, inaczej grupy senioralnej.
- Termin główny i alternatywny. Grupy prawie zawsze mają zapas, a obiekt prawie zawsze ma inny wolny tydzień.
- Liczba noclegów.
- Zakres wyżywienia: pełne, trzy posiłki, śniadania, suchy prowiant na wyjazdy.
- Diety i alergie jako pole opisowe. Przy grupach to standard, nie wyjątek.
- Potrzeba sal: liczba, przeznaczenie, godziny.
- Transport: własny autokar, potrzeba organizacji, godzina przyjazdu.
- Forma płatności i dane do faktury: szkoła, rada rodziców, firma, przelew z odroczonym terminem.
- Zgoda na kontakt i preferowana godzina telefonu. To pole ratuje najwięcej zapytań.
Czego nie wpisywać do formularza
Nie warto pytać o rzeczy, które zespół i tak ustali podczas rozmowy: szczegółowy program pobytu, rozkład pokoi, godziny posiłków co do minuty. Długi formularz przestaje być wypełniany po trzech ekranach. Osiem do dwunastu pól to granica, w której komplet danych spotyka się z realną liczbą wysłanych zgłoszeń.
Ustawienia, które zwiększają liczbę wypełnień
- podział na dwa kroki, z najprostszymi polami na pierwszym ekranie
- widoczny czas odpowiedzi, na przykład informacja o odpowiedzi w ciągu 24 godzin w dni robocze
- możliwość dołączenia pliku, bo organizatorzy często mają gotowy opis wyjazdu
- automatyczne potwierdzenie mailem z numerem zgłoszenia i danymi osoby, która je obsłuży
- klikalny numer telefonu obok formularza dla tych, którzy wolą zadzwonić
Co się dzieje po wysłaniu zgłoszenia
Formularz jest wart tyle, ile proces za nim. Warto ustalić trzy rzeczy: kto odbiera zgłoszenia grupowe i kto zastępuje tę osobę w czasie urlopu, w jakim czasie wychodzi pierwsza odpowiedź oraz gdzie zapytania są zapisywane. Skrzynka mailowa nie jest miejscem na to ostatnie. Wystarczy prosty arkusz albo CRM, w którym widać status każdego zapytania, bo grupy wracają w kolejnym sezonie i historia rozmowy jest realnym atutem.
Twoje zapytania grupowe przychodzą przez zwykły formularz?
Zaprojektujemy formularz i proces, który skraca czas do oferty
Pierwsza rozmowa jest bezpłatna. Przejrzymy Twoje obecne zgłoszenia i pokażemy, o jakie dane warto pytać od razu.
Najczęstsze pytania
Czy formularz grupowy powinien być osobny od kontaktowego?
Tak. Pola są inne, odbiorca zgłoszenia jest inny, a czas odpowiedzi też. Wspólny formularz oznacza, że zapytanie o kolonię dla 45 osób ląduje w tej samej skrzynce co pytanie o godzinę śniadania.
Ile pól to za dużo?
Powyżej kilkunastu liczba wypełnień wyraźnie spada. Jeżeli zespół potrzebuje więcej danych, lepiej podzielić formularz na dwa kroki niż wydłużać jeden ekran.
Czy wymagać numeru telefonu?
Warto, ale razem z pytaniem o dogodną porę kontaktu. Organizatorzy grup często pracują w godzinach, w których nie mogą odebrać, i to jest najczęstszy powód urwania rozmowy.
