List powitalny w hotelu to krótka karta, która czeka na gościa w pokoju i w pięciu zdaniach mówi mu wszystko, czego potrzebuje w pierwszej godzinie: hasło do Wi-Fi, godziny śniadania, godzinę wymeldowania, numer recepcji i jedno miejsce w okolicy, które warto zobaczyć. Nie jest to regulamin ani broszura. Poniżej znajdziesz trzy gotowe wzory do przepisania pod swój obiekt: dla gościa indywidualnego, dla gościa VIP i dla opiekuna grupy.
W wynikach wyszukiwania przy frazie „list powitalny” pojawiają się głównie pliki PDF z procedurami dla recepcji. Procedura jest potrzebna, ale gość jej nie czyta. Czyta kartę na stoliku, przez kilkanaście sekund, zwykle z walizką jeszcze w ręce.
Po co list powitalny w hotelu, skoro wszystko jest na stronie
Bo gość po przyjeździe nie otwiera strony. Jest zmęczony drogą, chce się podłączyć do sieci, sprawdzić, do której jest kolacja, i wiedzieć, czy jutro zdąży na śniadanie przed wyjazdem na szlak. Jeżeli tej informacji nie ma w pokoju, schodzi na recepcję albo dzwoni. W sobotę o 17:00, kiedy melduje się autokar i trzy rodziny naraz, każde takie pytanie to minuta wyjęta z kolejki.
Karta powitalna ma więc dwie funkcje. Dla gościa jest pierwszym kontaktem z obiektem w środku, już bez recepcjonisty obok. Dla zespołu jest sposobem na to, żeby te same pięć pytań nie padało sto razy w tygodniu.
Co gość naprawdę czyta
W praktyce gość szuka na karcie kilku rzeczy i w tej kolejności:
- Wi-Fi – nazwa sieci i hasło, dużą czcionką, bez literówek między „0” a „O”.
- Śniadanie – godziny i miejsce, a jeśli jadalnia jest w innym budynku, to jak tam dojść.
- Wymeldowanie – godzina i informacja, czy da się zostawić bagaż albo przedłużyć pobyt.
- Numer recepcji – wewnętrzny i komórkowy na noc, jeśli recepcja nie działa całą dobę.
- Jedna rekomendacja z okolicy – nie lista dwudziestu atrakcji, tylko jedno miejsce, które poleca ktoś, kto tu mieszka.
Wszystko poza tym (parking, sauna, zasady dotyczące zwierząt, cisza nocna) może trafić na drugą stronę karty albo do teczki informacyjnej. Jeśli upchniesz to na froncie, gość nie znajdzie hasła do Wi-Fi.
Jak napisać list powitalny, który brzmi jak Twój obiekt
Najczęstszy list powitalny zaczyna się od „Szanowny Gościu” i kończy „Życzymy miłego pobytu, Dyrekcja”. Taki tekst gość rozpoznaje jako szablon w pierwszej linijce. Lepiej napisać tak, jak mówi Twoja najlepsza recepcjonistka: ciepło, krótko i konkretnie.
- Pisz w drugiej osobie: „Twoje śniadanie czeka od 7:30”, a nie „Śniadania serwowane są w godzinach”.
- Podpisz się imieniem i nazwiskiem właściciela albo kierownika, nie „Zarządem”.
- Nazwij rzeczy tak, jak nazywa je zespół: „jadalnia na parterze przy kominku”, a nie „punkt gastronomiczny”.
- Rekomendację napisz osobiście: „Jeśli macie jedno popołudnie, idźcie na…” brzmi jak rada, a nie reklama.
Ton listu powinien zgadzać się z tym, jak obiekt pisze na stronie i w wiadomościach. Jeśli masz spisane zasady języka marki, list powitalny jest pierwszym miejscem, w którym je sprawdzisz. Więcej o tym, jak takie zasady powstają, piszemy w tekście o brandingu obiektu noclegowego.
Trzy gotowe wzory listu powitalnego
Wzory są szkieletem. Podmień nawiasy kwadratowe na swoje dane i przeczytaj tekst na głos. Jeśli coś brzmi sztywno, skróć.
Wzór 1: list powitalny dla gościa indywidualnego
Dzień dobry,
cieszymy się, że jesteście w [nazwa obiektu]. Żeby nie szukać:
Wi-Fi: [nazwa sieci], hasło: [hasło]
Śniadanie: [7:30-10:00], jadalnia na parterze, wejście obok recepcji
Wymeldowanie: do [11:00]. Bagaż możecie zostawić u nas do wieczora.
Recepcja: wewnętrzny [9], po 22:00 telefon [numer]Jeśli macie jedno wolne popołudnie, idźcie na [miejsce]. Z naszego parkingu to [czas] spacerem, a widok jest wart każdego kroku.
W razie czego jesteśmy na dole.
[Imię i nazwisko], [funkcja]
Wzór 2: list powitalny dla gościa VIP lub z okazji rocznicy
List powitalny dla gościa VIP różni się od standardowego jednym: jest napisany do konkretnej osoby i wie, po co ona przyjechała. Wpisz imię, okazję i to, co przygotowaliście. Krótko, ręcznie podpisane.
Pani Anno, Panie Marku,
wiemy, że to Wasza [dziesiąta] rocznica, i bardzo nam miło, że świętujecie ją u nas. W pokoju czeka [butelka wina z lokalnej winnicy / tort / kwiaty], a stolik na kolację zarezerwowaliśmy na [19:00] przy oknie.
Jutro śniadanie podamy do pokoju o dowolnej godzinie między [8:00] a [11:00], wystarczy dać znać na recepcji (wewnętrzny [9]). Wymeldowanie przesunęliśmy dla Was na [13:00].
Wi-Fi: [nazwa sieci], hasło: [hasło]
Wszystkiego dobrego,
[Imię i nazwisko], [funkcja], odręczny podpis
Wzór 3: list do opiekuna lub kierownika grupy zorganizowanej
Przy grupie list dostaje opiekun, nie każdy uczestnik. To on będzie odpowiadał na pytania czterdziestu osób, więc potrzebuje rozkładu dnia i jednego numeru, pod którym ktoś zawsze odbierze. Jeśli obiekt regularnie przyjmuje szkoły, kolonie albo firmy, ten wzór warto mieć wydrukowany zawsze, podobnie jak informacje dla organizatora na stronie obiektu dla grup.
Pani [imię], dzień dobry,
witamy grupę [nazwa szkoły / firmy] w [nazwa obiektu]. Poniżej najważniejsze ustalenia na czas pobytu:
Posiłki: śniadanie [8:00], obiad [13:30], kolacja [18:30], jadalnia [nazwa sali]. Prowiant na wycieczkę wydajemy w dniu [data] o [godzina], prosimy o liczbę porcji dzień wcześniej.
Świetlica: [nazwa] do Państwa dyspozycji [od 16:00 do 21:30].
Cisza nocna: od [22:00].
Autokar: parking [lokalizacja], kierowca nocuje w pokoju [numer].
Opiekun grupy po naszej stronie: [imię], telefon [numer], dostępny całą dobę.Lista pokoi z przydziałem jest w załączonej teczce. Jeśli coś trzeba zmienić, wystarczy zadzwonić.
[Imię i nazwisko], [funkcja]
Format: karta, papier, oprawa marki
Karta powitalna w formacie A6 (pocztówka) mieści treść dla gościa indywidualnego. A5 sprawdza się przy liście do grupy albo przy karcie dwustronnej. Większy format zaczyna wyglądać jak urzędowe pismo.
- Papier: gruby, matowy, przyjemny w dotyku. Cienka kartka z drukarki biurowej przekreśla cały wysiłek.
- Oprawa: logo, kolory i krój pisma z księgi znaku, żeby karta wyglądała jak reszta obiektu, a nie jak wydruk z innej firmy.
- Wymienne dane: hasło do Wi-Fi i godziny posiłków zmieniają się częściej, niż myślisz. Zaprojektuj kartę tak, żeby recepcja mogła je wpisać albo dodrukować bez angażowania grafika.
- Miejsce na podpis: zostaw pole na odręczny podpis i imię gościa. Przy VIP-ach to robi różnicę.
W wielu obiektach karta powitalna stoi w podstawce z drewna albo plexi na biurku lub szafce nocnej. Leżąca płasko na łóżku zwykle ląduje pod walizką.
Wersja cyfrowa: SMS lub e-mail w dniu przyjazdu
Te same informacje warto wysłać gościowi rano w dniu przyjazdu, krótką wiadomością z linkiem do mapy dojazdu i godzinami recepcji. Papierowa karta w pokoju nie znika, ale gość wie już, gdzie zaparkować i do której może przyjechać. Całą sekwencję, od potwierdzenia rezerwacji po wiadomość w dniu przyjazdu, opisujemy we wpisie o wiadomościach do gościa przed przyjazdem.
Dobrze, gdy wersja cyfrowa i papierowa mówią to samo tymi samymi słowami. Jeśli w SMS-ie śniadanie jest od 7:30, a na karcie od 8:00, gość zapyta, która wersja jest prawdziwa.
Czego nie pisać w liście powitalnym
- Regulaminu – zakazy i kary odstraszają w pierwszym kontakcie. Regulamin ma swoje miejsce w teczce i na stronie.
- Historii obiektu na pół strony – jedno zdanie wystarczy, resztę zostaw na stronę i do teczki.
- Listy wszystkich usług z cenami – to materiał na osobną kartę, nie na powitanie.
- Ogólników – „zapewniamy najwyższy standard” nic gościowi nie mówi.
- Nieaktualnych danych – stare hasło do Wi-Fi to najszybszy sposób, żeby gość zszedł na recepcję zdenerwowany.
Twoje karty w pokojach wyglądają jak wydruk z biura?
Napiszemy i zaprojektujemy karty powitalne w oprawie Twojej marki
Przygotujemy teksty dla gościa indywidualnego, VIP i grupy oraz projekt, który recepcja łatwo dodrukuje po zmianie godzin czy hasła.
Najczęstsze pytania
Jak napisać list powitalny w hotelu?
Krótko, w drugiej osobie i z praktycznymi informacjami na pierwszym miejscu: Wi-Fi, śniadanie, wymeldowanie, numer recepcji i jedna rekomendacja z okolicy. Podpisz się imieniem i nazwiskiem. Całość powinna zmieścić się na karcie A6.
Czy list powitalny musi być personalizowany?
Dla gościa indywidualnego wystarczy wersja wspólna, bez imienia. Personalizację warto zostawić dla gości VIP, okazji (rocznice, urodziny) i opiekunów grup, bo tam imię i konkretne ustalenia naprawdę coś zmieniają.
W jakim języku przygotować kartę powitalną?
W językach, w których faktycznie przyjeżdżają Twoi goście. Najczęściej wystarcza polski i angielski, a w obiektach przy granicy także niemiecki lub czeski. Lepiej osobne karty dla każdego języka niż jedna karta z trzema wersjami drobnym drukiem.
Kto powinien podpisać list powitalny?
Osoba z imieniem i nazwiskiem: właściciel, dyrektor albo kierownik recepcji. Podpis „Zarząd” albo „Dyrekcja” brzmi jak urzędowe pismo i odbiera karcie cały ciepły ton.
