Voucher hotelowy – jak sprzedawać vouchery na pobyt przed świętami

Voucher hotelowy to prezent, który gość kupuje dziś, a realizuje za kilka miesięcy, więc obiekt dostaje przychód w grudniu, a pokój zajmuje wtedy, gdy ma wolne terminy. Żeby to działało, voucher musi być do kupienia przez stronę o każdej porze, wyglądać jak prezent, a nie jak faktura, i mieć zasady realizacji ustawione tak, żeby nie blokował sierpniowych weekendów. Do świąt zostało kilka tygodni, więc poniżej plan, który da się wdrożyć jeszcze w tym sezonie.

Voucher kwotowy czy voucher na pobyt

Pierwsza decyzja dotyczy tego, co właściwie sprzedajesz. Oba rodzaje mają sens, ale inaczej się je sprzedaje i inaczej rozlicza.

W praktyce najlepiej sprzedają się dwa lub trzy pakiety z nazwą i zdjęciem (weekend we dwoje, pobyt z dziećmi, pobyt regeneracyjny) oraz voucher kwotowy jako opcja dla niezdecydowanych. Pakiet możesz zbudować z tego, co już sprzedajesz. Jak składać pakiety, żeby zarabiały, opisaliśmy w tekście o pakietach i upsellingu w obiekcie noclegowym.

Zasady: ważność i terminy realizacji

Regulamin vouchera decyduje, czy voucher wypełni listopad, czy zablokuje Ci długi weekend w maju. Ustal go przed startem sprzedaży i pokaż przed zakupem, a nie dopiero w PDF-ie.

• Ważność: w praktyce najczęściej 12 miesięcy od zakupu. Krótszy termin zniechęca kupujących, dłuższy utrudnia planowanie cen.
• Terminy wyłączone: wakacje, święta, sylwester, ferie w Twoim regionie, długie weekendy. Wypisz je konkretnie lub podaj zasadę „realizacja od niedzieli do czwartku” dla części pakietów.
• Dopłata w szczycie: zamiast całkowitego zakazu możesz pozwolić na realizację w sezonie z dopłatą.
• Rezerwacja terminu: jak obdarowany rezerwuje (telefon, e-mail, kod w silniku), z jakim wyprzedzeniem i co jeśli termin jest zajęty.
• Zmiana i przedłużenie: czy voucher można przedłużyć za opłatą, przepisać na inną osobę, wymienić na inny pakiet.

Recepcja musi znać te zasady na pamięć. Najgorszy scenariusz to gość z voucherem, który dzwoni w lipcu, a recepcjonista nie wie, czy może go przyjąć.

Sprzedaż voucherów przez stronę

Ścieżka zakupu

Voucher kupuje się wieczorem, często na telefonie, często w ostatniej chwili przed świętami. Ścieżka powinna mieć cztery kroki:

1. wybór vouchera ze zdjęciem, opisem i ceną
2. dane kupującego, imię obdarowanego i opcjonalna dedykacja
3. płatność online (BLIK, karta, przelew natychmiastowy)
4. e-mail z gotowym PDF-em do druku, wysłany od razu po płatności

Część silników rezerwacyjnych ma moduł voucherów, część obiektów korzysta z prostego sklepu na stronie lub osobnej usługi do sprzedaży bonów. Sprawdź, czy rozwiązanie generuje unikalny kod, pozwala oznaczyć voucher jako wykorzystany i pokazuje listę aktywnych voucherów. Bez tego po roku nikt nie będzie wiedział, które bony są jeszcze ważne.

PDF i druk w oprawie marki

Voucher to jedna z niewielu rzeczy z Twoim logo, która trafia pod choinkę. Powinien wyglądać jak prezent: zdjęcie obiektu, kolory i typografia marki, nazwa pakietu zamiast „Voucher nr 2026/0143”, miejsce na dedykację, kod i skrócone zasady realizacji. Wersja PDF do wydruku w domu plus wersja drukowana w kopercie lub pudełku do odbioru w recepcji albo wysyłki. Drukowany voucher w eleganckiej oprawie można sprzedawać drożej lub doliczyć opłatę za wysyłkę.

Miejsce na stronie

• osobna podstrona voucherów, dostępna przez cały rok, z frazą „voucher na pobyt” lub „bon podarunkowy” w tytule
• wyraźny przycisk w menu lub na pasku na górze strony w listopadzie i grudniu
• informacja w stopce e-maili i w wiadomościach do gości

Kampania listopad-grudzień

Kalendarz, który w praktyce się sprawdza:

• Październik: regulamin, projekt vouchera, ścieżka zakupu, testowy zakup od początku do końca.
• Początek listopadu: podstrona online, oferta dla firm wysłana do działów HR i właścicieli firm z okolicy.
• Połowa listopada: e-mail do gości z ostatnich dwóch sezonów, posty w mediach społecznościowych ze zdjęciem gotowego vouchera.
• Grudzień: przypomnienia o terminie wysyłki wersji drukowanej, potem komunikat „PDF dotrze w kilka minut” dla spóźnionych, aż do Wigilii.

Najlepszymi kupującymi są Twoi dawni goście, bo wiedzą, co dają. Dlatego baza e-mail jest tu ważniejsza niż reklama, o czym piszemy w tekście o e-mail marketingu dla obiektu noclegowego. Krótka kampania płatna ma sens, gdy kieruje do konkretnego pakietu, a nie na stronę główną.

Vouchery dla firm i pracowników

Firmy kupują vouchery dla pracowników na święta, jako nagrody albo podziękowanie dla klientów. To zamówienia na kilka lub kilkadziesiąt sztuk naraz, więc wymagają osobnej ścieżki:

• formularz zamówienia hurtowego zamiast koszyka
• faktura na firmę i płatność przelewem z terminem
• możliwość wydruku vouchera z logo firmy obok Twojego lub z dedykacją od zarządu
• indywidualne kody dla każdego pracownika, żeby rozliczać realizację osobno

Konsekwencje podatkowe po stronie firmy kupującej (np. przychód pracownika czy finansowanie z funduszu socjalnego) to sprawa jej księgowości, ale dobrze, gdy Twoja oferta jasno opisuje, co dokładnie zawiera voucher.

VAT od voucherów: bon jednego i różnego przeznaczenia

Od 2019 roku ustawa o VAT rozróżnia bon jednego przeznaczenia i bon różnego przeznaczenia (definicje w art. 2 pkt 41-45, zasady w art. 8a i 8b). Upraszczając: jeśli w chwili sprzedaży wiadomo, jakiej usługi dotyczy bon, gdzie zostanie wykonana i jaki będzie VAT, to bon jednego przeznaczenia, a podatek rozlicza się już przy sprzedaży. Jeśli tego nie wiadomo, bo bon kwotowy można wydać na nocleg, posiłki i zabiegi z różnymi stawkami, to bon różnego przeznaczenia, a VAT pojawia się dopiero przy realizacji usługi. Przykład vouchera hotelowego o określonej kwocie do wykorzystania na różne świadczenia jako bonu różnego przeznaczenia podają m.in. omówienia na portalach podatkowych.

Kwalifikacja konkretnego vouchera zależy od jego treści i regulaminu, a pakiet łączący usługi z różnymi stawkami bywa sporny. Zanim uruchomisz sprzedaż, pokaż wzór vouchera i regulamin swojemu księgowemu. To nie jest porada podatkowa, tylko sygnał, o co zapytać.

Vouchery to jeden z kilku sposobów na wypełnienie miesięcy poza szczytem. Pełny podział roku na segmenty gości znajdziesz w tekście o kalendarzu segmentów na 12 miesięcy, a miejsce voucherów w całym planie działań w tekście o marketingu hotelu.

Chcesz sprzedawać vouchery jeszcze przed tymi świętami?

Zaprojektujemy voucher w oprawie Twojej marki i ułożymy ścieżkę zakupu na stronie

Na bezpłatnej rozmowie sprawdzimy, co umożliwia Twój silnik rezerwacyjny, i ustalimy, ile da się zrobić w dostępnym czasie.

Umów bezpłatną rozmowę →

Najczęstsze pytania

Jak długo powinien być ważny voucher hotelowy?

Najczęściej stosuje się 12 miesięcy od daty zakupu. To wystarczająco długo, żeby obdarowany znalazł termin, i na tyle krótko, żeby cena pakietu nie rozjechała się z cennikiem. Termin ważności zapisz w regulaminie i na samym voucherze.

Czy można ograniczyć realizację vouchera do terminów poza sezonem?

Tak, o ile zasady są jasno pokazane przed zakupem. Możesz wyłączyć konkretne terminy, wskazać dni tygodnia albo dopuścić realizację w sezonie z dopłatą. Ukryte ograniczenia kończą się reklamacją i złą opinią.

Co zrobić, gdy obdarowany chce zrealizować voucher w zajętym terminie?

Zaproponować dwa lub trzy najbliższe wolne terminy o podobnym charakterze, na przykład weekend tydzień później. Dobrą praktyką jest też przypomnienie e-mailem kilka tygodni przed końcem ważności, żeby gość nie zostawił rezerwacji na ostatnią chwilę.

Czy vouchery opłaca się sprzedawać z rabatem?

Zwykle nie trzeba. Voucher kupuje się jako prezent, więc ważniejsze są wygląd, pewność dostawy i jasne zasady niż cena niższa niż w cenniku. Lepiej dodać coś do pakietu, na przykład kolację czy późne wymeldowanie.